Kig på et hvilket som helst mesterhold, og du vil se, at de ikke bare møder op og "spiller lidt bold" på kampdagen. De går på banen med en nøje tilrettelagt taktik. Hvert træk er planlagt, hvert minut er udnyttet, og hver spiller kender sin præcise opgave. Se nu på din egen to-do-liste. Det er ofte en ønskeliste, ikke en plan for, hvordan du vinder. Hvis du vil stoppe med at reagere på din arbejdsdag og i stedet begynde at styre den, er det på tide at skifte din to-do-liste ud med en reel gameplan. Du har brug for time blocking.
Time Blocking 101.
Time Blocking er en metode til at øge produktiviteten, hvor du planlægger hver eneste del af din dag i specifikke "blokke" i din kalender. I stedet for en løs liste af opgaver giver du hver opgave et konkret tidspunkt og en varighed. Denne simple ændring er revolutionerende, fordi den nedbryder to af produktivitetens største fjender: Parkinsons lov (arbejde udvider sig og fylder den tid, der er til rådighed) og beslutningstræthed (det mentale spild, der opstår, når man konstant skal finde ud af, hvad man skal gøre nu).
Sådan lægger du din egen gameplan med time blocking:
-
Kortlæg banen (Brain dump): Før ugen starter, så lav en liste over alt, du skal have fra hånden. Få det hele ud af hovedet og ned på papir. Dette er din liste over potentielle træk.
-
Udvælg dine nøglespil (Prioritér): Ikke alle opgaver er lige vigtige. Identificér de 2-3 afgørende opgaver for hver dag – dem, der vil skabe de største resultater. Det er dem, der sikrer dig sejren.
-
Sæt tid på spillet (Tidsestimér): Vurdér realistisk, hvor lang tid hver opgave vil tage. Vær ærlig over for dig selv og indbyg en buffer; en kamp går sjældent præcis som planlagt.
-
Læg taktikken (Blokér tid i kalenderen): Åbn din kalender, og begynd at planlægge. Placer dine "nøglespil" først, helst i de timer på dagen, hvor du har mest energi. Sæt derefter tid af til mails, møder, frokost og selv transport. Hvert minut af din arbejdsdag skal have et formål.
Fleksibilitet er nøglen til at vinde.
Husk, at en god plan også er fleksibel. Hvis en opgave tager længere tid end forventet, så justér resten af din dagsplan. Målet er ikke at følge planen slavisk, men at arbejde bevidst og målrettet. For at blive endnu mere effektiv kan du bruge en avanceret taktik kaldet "batching" – her samler du lignende opgaver (som at besvare mails eller foretage opkald) i én enkelt blok for at bevare momentum.
En to-do-liste fortæller dig, hvad du gerne vil opnå. En kalender med tidsblokering er en konkret plan, der fortæller dig, hvad du vil opnå, og hvornår du vil gøre det. Stop med at overlade din succes til tilfældighederne. Design din sejr, og eksekvér din plan.
Kilder brugt i denne artikel:
Parkinson, CN (1955). Parkinsons lov. The Economist
Vohs, KD m.fl. (2008). Valg forringer efterfølgende selvkontrol: en ressourcebegrænset redegørelse for beslutningstagning, selvregulering og aktivt initiativ. Journal of personality and social psychology.
